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出版社网络管理信息系统的开发与设计

作者:陈若航,廖艳达   发表日期:2016-11-01

背景

随着计算机技术的日益发展,出版业发生了革命性的变化,印刷业告别了铅与火,迎来了光与电的时代,这种革命性的进步是任何一个历经过那个时代的出版人都难以忘怀的。当时我们社作为一个成立不久的小社,以前瞻性的眼光引入了激光照排系统,有幸在那个时代成为了新技术应用的先行者,成为全国最早应用激光照排技术的出版社之一。激光照排技术的应用使得图书出版周期大大缩短,对于提高生产效率起到了不可估量的作用。

20世纪90年代初,国内企业的财务核算都是一把算盘打天下时,我社财务科经过全方位的市场考察,在1992年就引入了多用户平台的计算机财务管理软件,成为当时国内最早使用财务管理系统的出版社,为应用计算机进行管理,为开展以财务核算为核心的出版社管理奠定了坚实的基础。

随着第一次飞跃的实现,我社把战略眼光放在了全国市场上,图书销售码洋大幅上升,这时,手工开单销售结算的效率已经严重制约了图书销售的步伐,成为了市场开发的一个瓶颈。于是发行科在1995年引入了首都师范学院出版社开发的单机版图书销售软件,进行销售清单的录入打印等管理工作,为将大量的人力从繁忙的事务性工作中解脱出来进行市场开拓创造了必要的条件。

我社在生产、经营、管理工作中作为应用计算机技术的先行者,充分享受了计算机技术带来的成果,同时也在这个过程中克服了诸多的困难。当时的计算机应用水平不高,各行业的管理都是传统的手工模式,没有任何现成的经验可以借鉴。既要提高计算机的应用水平,又要培养驾驭计算机、将其作为应用工具的思想,在这种情况下,全社几个应用计算机管理的部门在实践中探索出了计算机为管理服务的经验,明确了应用计算机技术为生产管理服务、提高劳动生产率的思想。


网络管理信息系统开发的意义与措施

由于受制于当时的计算机硬件与软件开发平台,许多的问题在工作中显现出来。首先是协作工作受到制约,销售管理软件是单机版,只能是单人操作,所有的事务性工作都由一个人独自承担,在销售高峰时期成为了工作的一个瓶颈。其次,部门间的信息是互相独立的,各种出版信息成为了一座座“孤岛”,大大增加了部门间相互沟通的成本。最后软件的稳定性不好,售后服务跟不上,对本来应该高效完成的工作产生了极大的影响。

为了适应我社的市场发展战略,社领导决定成立出版社网络领导小组,制订我社信息化为出版经营服务的长期发展目标和短期目标。为了解决以上几个问题,从1998年开始,出版社领导决定在出版社应用计算机网络技术进行业务流程的管理,正式启动网络管理信息系统应用的项目。

如何构建网络管理信息系统,是利用成熟的商业软件还是自主独立开发?选择现成的出版社管理信息系统的优势是实施周期短,在某些管理流程上见效快,而且有一些现成的方案可以借鉴。当时国内从事商用出版管理信息系统开发的有北大方正、圣波等公司,包括北京大学出版社、北师大出版社、外研社及接力社等在内,国内的100多家出版社采用了北大方正开发的出版管理信息系统。其缺点是管理流程完全模仿手工流程,一些灵活的管理手段难以实现,二次开发困难,难以满足出版社持久发展的需要。而且投入巨大,当时的软件投入超过40万元人民币。而自主开发的优点是可以根据自己的业务发展需要有重点、分层次开发管理信息系统,而且可以对业务流程进行改造与重组,能够确保出版社的核心业务高效地利用管理信息系统进行管理。不足之处在于风险大,实施周期长,而且我社自己的技术力量相对薄弱。但在经过充分仔细的考察,综合分析权衡了各种因素后,社里决定由社长挂帅,通过我社自身的努力开发出版社管理信息系统,在信息化实施的过程中有重点、分阶段、分层次逐步实施。在实施的过程中,社领导充分平衡了管理信息系统实施的长远目标和短期目标,为我社自主开发管理信息系统创造了良好的条件。

开发信息管理系统需要比较长的周期,而一些业务部门必须应用计算机进行管理,如何解决过渡期内的信息管理问题?我们采用了各部门利用自身的优势进行局部工作流程管理的方式,用较少的投入请社外的技术人员开发了销售管理系统,其重点是网络协作的销售开单管理。此外,方弈华老师开发了图书印制管理系统,微机室开发了像稿酬计算、薪酬计算软件等部分过渡性的部门使用软件。这样一方面能保证我们将开发的主要精力放在系统集成上,另一方面也能使其他部门能够通过一些计算机程序来代替部分需要人工处理的大量重复性工作,提高工作效率,同时也为提高整个出版社的计算机应用水平、为整个出版社的信息化建设奠定基础。

把握重点是我们开发管理信息系统的指导思想,像大多数现代企业一样,物流、资金流、信息流是我社管理工作的重点,因此我们的第一步是首先开发以图书销售为中心的销售、结算、仓储管理系统,通过财务管理的流程改进,成立了专门负责销售结算的结算科。而我们的管理系统体现了为这种管理模式服务的管理思想,完成了结算、销售、仓储三个流程的信息的完全共享。其次的开发重点在于生产流程管理的印刷管理系统与总编室选题、稿酬管理系统。通过开发这几个主要的管理信息系统,进一步构建以出版社业务为中心的出版社管理信息系统。在这基础之上构建基于因特网的出版社管理信息查询系统,通过因特网,不管身处何地,都可以对我社的生产经营状况了如指掌。


基于局域网的管理信息系统的主要功能

在出版社内部,我们建立了内部局域网,在2001年就借助中国电信的城域网光纤将位于高新区的仓库与社内局域网连接起来,使不同地理位置的部门都位于局域网之内,建立了基于局域网的出版管理信息系统。

建立管理信息系统的目的是为出版社的管理服务,因此其主要具有信息收集功能、查询功能、统计分析功能;按职能部门分为编务管理、出版印制管理、销售管理、仓储管理、结算管理五大模块。

图书出版包括编、印、发三个最主要的环节,伴随着物资循环和资金循环两个过程。为有效地组织图书出版的正常经营,出版社设立了编辑、出版、发行、结算等职能部门,管理图书生产经营的各个环节。在处理图书编辑、出版、发行、结算等方面日常事务的过程中,会产生大量的相关数据资料,这些数据信息是经营管理的第一手资料,而且各个职能部门产生的信息之间有着内在的必然联系。这些数据反映了图书在编辑阶段、出版生产阶段、发行销售结算阶段的相关工作情况,既是各职能部门管理的基础资料,也是需要提供给其他相关部门的信息资源。通过计算机网络构建的出版管理信息系统,可以将图书出版的相关信息在各个管理职能部门之间高度共享,既保证了出版数据的高度一致性,减少了数据在各部门之间的不同表述而产生的差错,降低了信息的沟通成本,又在很大程度上减少了不同部门之间信息收集的一些不必要的重复工作,减轻了事务性工作的劳动强度,提高了生产效率。在收集原始出版信息的基础上,大部分传统的手工管理工作可以利用计算机完成,包括开单、计算、审核、查询、打印、汇总等。


1.编务管理

编务管理是图书出版的起始点,图书出版的基本数据从这里开始,其功能如下。

作者资料管理:录入、编辑作者基本信息;图书基本资料管理:录入、编辑图书基本信息并进行分类;选题管理:按年度录入、编辑选题;合同管理:录入、编辑与作者签订的图书出版合同;稿费管理:录入、编辑稿费发放单,并提交财务审核;编校费管理:录入图书编校费,并提交财务审核;选题查询:可查询选题的相关信息及完成情况;图书出版合同查询:可查询合同的主要信息;稿费查询汇总:可按作者、书名、责编查询稿费情况,并可汇总;编校费查询汇总:可按书名、责编查询编校费情况,并可汇总。


2.出版印制管理

出版印制管理利用编务管理系统的图书基本数据,按照出版印制的要求开具各种生产流程所需的单据,与编务、财务管理系统有机结合,将图书印制中产生的各种业务数据反馈及提供给整个信息系统,供相关业务科室共享,其主要功能如下。

印刷厂资料管理;供纸单位资料管理;纸张基本资料管理;印制基本工价管理:录入、编辑各种标准的印制工价;发排单管理:录入、编辑发排单,打印后提供给照排单位;制版单管理:录入、编辑制版单,打印后提供给制版单位;付印单管理:录入、编辑付印单,同时编辑用料单、工价预算单、付印委托书等各种单据;纸张合同管理:与供纸单位或纸厂签订购纸合同后,通过此项功能录入系统;纸张入库管理:根据合同要求,对验收合格的纸张进行入库录入操作;纸张出库管理:纸张管理部门录入纸张出库单据;纸张调拨管理:纸张在不同的仓库间进行调拨,需通过此功能录入调拨单;纸张结算管理:通过付印单对纸张进行结算操作;印制费结算管理:对发排单、制版单及印刷费进行结算操作;付印单查询汇总:按各种条件查询汇总付印单;图书印制成本预算:按发排费、制版费、印刷费、纸张费等项目进行选择后系统自动预算印制成本;纸张入库查询:可按纸张名称、供纸单位、时间等条件进行纸张汇总查询;纸张出库查询:可按纸张名称、纸张存放仓库、时间等条件进行纸张出库汇总查询;纸张库存查询:按纸张名称、纸张存放仓库、纸张规格等条件查询纸张库存;纸张调拨查询:对纸张的调拨情况进行查询;各种单据结算查询:对付印单、发排单、制版单等单据的结算情况进行查询。


3.销售管理

销售管理的重点是管理销售流程中的各种基本信息,为销售核算与决策分析提供各类基本数据,其主要功能如下。

客户资料管理:录入、编辑客户的基本信息;图书订单管理:录入图书销售订单,提供给销售单管理模块进行处理;销售单管理:根据客户的需求录入销售单并打印出纸质单供结算科审核备案,然后由仓库发书;退书单管理:由仓库录入的退书单传至营销中心后,业务员在此录入相应图书的折扣,重新计算客户应收账款;图书加印单管理:营销中心根据市场情况提出图书的加印请求,录入加印单供相关部门审核;业务单据查询:对销售单、退书单、冲红单、来款单、出库单、结账单等各种与发行相关的业务单据进行查询,同时提供分省份、分单位按时间汇总的功能;来欠款查询:可按省份或单位查询某一时期的来款情况、当前欠款情况;图书库存查询:可按各种条件查询图书的当前库存情况,例如可以按书名、书号、作者、丛书名等查询,并提供汇总排序功能;发货情况查询:根据销售单查询对应单据的发货信息,以确认图书是否发出;按业务员统计:可以按业务员对销售数据、来款数据、退书数据、欠款金额等信息进行查询汇总;按渠道统计:根据客户的类型进行分类汇总查询;排行榜:分别以销售码洋、退书码洋、来款金额、欠款金额、库存码洋等信息为条件进行查询。


4.仓储管理

物流的重要性不仅仅是实现传统的仓库功能,而且实时准确的仓储信息可以让我们了解所出版图书的经营状况,其主要功能如下。

库区信息管理:录入编辑图书存入库房及库区资料;运输单位资料管理:录入编辑运送图书的运输单位的资料信息;图书入库管理:图书验收后,将确认的图书录入系统中,并打印入库单,供财务审核;图书出库管理:图书出库后按照实际出库时间及数量进行出库记录;图书冲红单管理:在一些情况如可发出图书不够销售单所需数目时,开具冲红单进行调整;发货管理:记录运输单位的每次送货作业;移库管理:记录仓库内图书位置进行的移动操作;图书盘点管理:图书盘点后,录入盘点表;图书报损管理:图书破损或处理通过此项功能进行报损单录入编辑;图书入库查询汇总:可按印厂、书名、时间等条件进行查询汇总;图书库存查询:按书名、书号、库房名称、库区等条件进行查询;发货情况查询:可查询发货的详细清单、发货费用及汇总数;退书查询:可统计退书码洋、册数、退书件数等信息;报损查询:报损图书汇总查询;盘点查询:对录入的盘点单进行查询,同时可查询对应单据的盈亏表。


5.结算管理

销售单审核管理:营销中心提交纸质销售单后,由结算科核对并进行审核确认,仓库可以凭电脑的审核记录马上发书;来款单管理:对客户来款信息进入录入及编辑;结账管理:发行员要求结账,并提供相应单据,结算科通过此功能进行结账,并自动改变各种单据的状态;发票管理:对我社开出的发票进行记录,以跟踪发票的回款情况;图书盘点盈亏审核管理:仓库提交图书盘点后的盈亏表,结算科通过此项功能进行审核,审核后图书库存自动调整。


基于因特网的出版信息查询系统

因特网对我们的工作与生活的影响重大,如何借助这个平台更好地为我社的管理服务是我们的目标之一,因特网的特点使得远程办公成为可能。根据我社的特点与应用水平,我们选择了局域网与因特网并行的措施,内部管理主要依托局域网,而与外部交流获取信息则采用因特网,内外网采用物理隔离的形式,以主要保证内网信息的安全。利用管理信息系统的基本数据,开发了基于Web方式的远程出版信息查询系统,其主要目标是全体员工可以通过因特网在相应的权限内能够查询各种生产信息,大幅降低沟通的成本,其主要功能如下。

基础资料查询:包括客户、印刷厂、图书资料、印制工价、纸张资料的查询;

原材料信息查询:纸张入库、纸张出库、纸张使用情况,纸张库存情况的查询;

出版信息查询:付印单、发排单、制版单、未入库图书查询,图书印制成本预测;

销售查询:各类销售、退货单据,来款、欠款查询,货运查询,图书入库、出库查询,未出库销售单查询;

销售分析报表查询:包括年度来欠款报表,单本图书结算报表,图书利润表,图书销售汇总报表,按地区、渠道、图书类型汇总的图书销售率报表。

基于因特网出版信息查询系统的完成,使出版、销售部门的信息在任何时间、任何地方都能通过因特网很方便地获取,编辑可以了解图书的销售情况及库存结构。

启示

在出版管理信息系统的开发过程中,我们深深感到,虽然出版管理信息系统的开发在一定程度上是一项技术性的工作,但系统体现的是一种先进的企业管理思想。借助新技术,能够提升我们的管理水平,因此,系统的开发过程伴随的是一个提升内部管理水平、优化管理流程的过程。这需要领导挂帅、各部门全力配合,既要满足目前的业务管理需要,又要有一定的超前性,以利于在激烈的竞争中为日常的工作及决策提供更即时准确的信息。在选择技术平台时,坚持实用性第一,保持适当的投入,不追求表面的大而全,根据企业的实力,有所为而有所不为。我社的信息系统开发周期约为4年,硬件及人力的直接投入约100万元人民币,与那些每年信息化的投入超千万元的出版社相比,我们有不足,但我们选择了在信息系统开发时确保在核心业务上不落后的正确发展方向。

尽管如此,在实践中,我们仍感到现有的管理信息有很多不足的地方。例如销售数据只是反映了图书出库的情况,还不能掌握市场的销售情况;目前我国图书流通市场已经开始实施图书流通信息交换规则,如何实现社内信息与流通市场信息的对接对我社来说意义重大;电子商务平台改变了传统的营销模式,我们如何在完善社内管理信息系统的基础上实现网络营销。要社内出版数字资源的建立,这些基础性的工作亟待实施。

目前,我社应用管理信息系统初见成效,信息化管理水平有很大提升,相关业务部门都在统一的管理信息系统的平台上高效的工作,在出版社的发展过程中,技术与传统的互动形成了良性循环,为我社应用新技术提高生产力作了最好的诠释。


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